In qualunque ambiente lavorativo, la comunicazione riveste un ruolo di primaria importanza. Proprio per questa ragione è necessario che ogni azienda sia munita di un centralino telefonico di qualità, il quale deve permettere una comunicazione sicura, facile e veloce tanto fra i dipendenti dell’azienda quanto con il mondo esterno.
Ma come si fa a scegliere il centralino telefonico più adatto alla propria realtà? Quali sono le caratteristiche che deve avere e le funzioni che deve vantare?
Se volete capire quale sia il miglior centralino aziendale da acquistare, non dovete fare altro che leggere questa semplice guida. Ne abbiamo installati centinaia e consigliato altrettanti imprenditori e ora siamo pronti a condividere con voi la nostra esperienza!
Indice dei contenuti
Perché è importante la scelta del centralino?
Prima di capire quali tipologie di terminali esistono e quali sono le differenze fra i vari modelli, è necessario capire perché una buona scelta sia così importante. L’utilizzo di centralini telefonici efficienti e di nuova generazione garantisce numerosi vantaggi, tra cui:
- un importante risparmio economico rispetto ai canoni fissi
- flessibilità e personalizzazione del sistema estrema
- scalabilità e implementazione senza rischi di apportare danni all’operatività
Riassumendo, scegliere il miglior centralino permette sia di avere un risparmio economico che di potenziare l’efficienza aziendale.
Oggi, inoltre, è d’obbligo avere un centralino di ultima generazione perché viviamo in una realtà sempre più digitale che porterà in breve tempo a rendere obsoleti tutti i sistemi tradizionali.
Come sceglierlo
L’acquisto del miglior centralino non è così banale. Per capire quale sia la scelta più vantaggiosa è necessario avere sottomano anche una serie di dati tecnici, tra cui linee, interni e risorse, e sapere quali saranno le esigenze che della struttura in cui verrà inserito il centralino, come i servizi e le funzioni richieste, le applicazioni e il tipo di rete telefonica.
Ecco perché, oltre alla scelta del centralino, ti consigliamo di rivolgerti ad un’azienda specializzata in UC (comunicazione unificata), che sia in grado di creare un sistema che metta in comunicazione real-time la messaggistica, telefonica IP, segreterie e videoconferenze e consigliarti l’opzione più valida.
Noi siamo specializzati nell’installazione di centralini telefonici per aziende, che scegliamo con accuratezza per ognuno dei nostri clienti, al fine di affidargli gli strumenti migliori sul mercato che siano in grado di garantire prestazioni elevate.
Meglio ISDN, Analogico o VoIP?
Partiamo dai primi.
I centralini ISDN/analogici sono quelli “tradizionali”, caratterizzati dall’affidabilità elevata e dalla richiesta di pochi aggiornamenti e assistenza nel tempo. Oggi, però, risultano decisamente scomodi e superati in un contesto aziendale.
Questi, infatti, sono poco flessibili e inadatti alle dinamiche di un’azienda strutturata che vuole crescere. I centralini ISDN/analogici non sono scalabili, almeno che non se ne acquistino di nuovi e non si aggiungano schede elettroniche costose. Inutile dire, poi, che non possono integrarsi a sistemi online esterni, come CRM e gestionali.
I centralini VoIP vantano, invece, la stessa affidabilità dei modelli precedenti insieme ad una flessibilità estrema e ad un’ampia gamma di funzioni e integrazioni aggiuntive che aiutano a facilitare la comunicazione all’interno del luogo di lavoro. La loro installazione, inoltre, non richiede la stesura di nuovi cavi, perché si affida alla cablatura della rete aziendale.
Sono consigliabili perché possono essere integrati con gestionali, CRM e altri software utili all’organizzazione e digitalizzazione aziendale. Permettono, inoltre, di gestire l’azienda nel complesso, occupandosi della segreteria, dei citofoni, di gestire le code di telefonate, tracciare le chiamate e addirittura gestire i cellulari come fossero interni.
Meglio un terminale fisico o virtuale?
Oltre al tipo di linea telefonica che il centralino utilizza (analogiche RTG, ISDN BRI e PRI, VoIP) è necessario scegliere anche quale tipologia di terminale adottare fra quello on premise, ovvero fisico, e quello virtuale. (Giusto per fare chiarezza, i centralini VoIP usano un protocollo diverso rispetto all’ISDN ma i terminali devono comunque essere installati in loco, diversamente da quelli in cloud.)
Il primo tipo risulta oggi vecchio e inadatto ad una comunicazione efficace e digitale. Un’alternativa valida è rappresentata dai centralini ibridi, ovvero che utilizzano apparecchi digitali, i quali hanno un costo elevato compensato, però, da una resa ottima e da bassi costi di manutenzione.
L’installazione dei centralini virtuali, invece, è ben diversa. Questi richiedono requisiti tecnici fondamentali per essere utilizzati e una progettazione a monte, insieme all’acquisto di sistemi computerizzati specifici per il loro utilizzo (la rete dell’azienda deve essere predisposta in categoria 5/6 e deve essere certificata e gli switch devono supportate il Qos). Offrono però dei vantaggi significativi, come la possibilità di aumentare gli slot di accesso senza un limite e di abbassare in modo significativo i costi di manutenzione e gestione.
Altri vantaggi indiscutibili dei centralini in cloud sono il sistema pay per use, che consente di pagare via fee mensile o annuale, riducendo i costi rispetto al centralino aziendale, e la possibilità di essere utilizzati semplicemente installando un app sul proprio dispositivo, così da essere raggiungibili ovunque. Per questo i sistemi di Cloud PBX rappresentano oggi una scelta efficace e intelligente.
Questo agevola anche tutte quelle attività che lavorano con telemarketing o in smart-working, visto che i sistemi in cloud non hanno bisogno di hardware.
Le funzioni utili
Se non vi avessimo ancora convinti, vi riportiamo qui sotto alcuni dei vantaggi delle centraline in cloud, sperando di farvi capire la grande opportunità che offrono!
- Linee dedicate
- Integrazione facile e veloce di software
- Utenze customizzabili
- Crittografia, fondamentale per le aziende che vogliono assicurarsi una comunicazione sicura e riservata tanto con i propri clienti quanto fra membri della stessa azienda
- Messaggistica unificata
- Client remoti
- Registro delle chiamate avanzato
Se avete ancora qualche dubbio, volete capire quale può essere la soluzione più adatta alla vostra azienda o volete installare subito un centralino next-gen, basta che ci chiamate/scriviate e vi aiuteremo nel più breve tempo possibile.
Amante di Formula 1, ha sempre studiato il funzionamento delle macchine e raggiunge la pole position con i computer! Scrive riguardo hardware e reti.
